Gestió d’herències en un despatx: del caos documental al procés estructurat

He comptat les vegades que, en un expedient típic, s’envia el mateix certificat de defunció: quatre. Una a la notaria, una altra al banc, una altra a l’administració tributària, una altra al Registre de la Propietat. I això no és un problema del certificat. És un símptoma que l’expedient no té una font única de veritat. Viu dispers: en l’Excel de càlcul, en el Word del quadern particional, en carpetes de PDF sense ordre, en fils de correu, en el WhatsApp de l’hereu. I quan alguna cosa canvia —una dada de l’actiu, una rectificació del testament, un canvi en la normativa fiscal— no canvia en un sol lloc. Canvia en tres, s’oblida en un, i algú ha de refer feina.

El diagnòstic: on viu avui un expedient

Pregunta al teu equip on resideix la veritat en un expedient successori. Probablement respondrà així:

• Excel de càlcul.On quadren el cabal relicte, les llegítimes, les quotes hereditàries. Columnes per hereu, fórmules que s’hereten d’expedients antics (amb dades del client anterior? Ningú no ho recorda). Cada canvi de norma fiscal requereix actualitzar totes les files obertes. Algú ho fa; d’altres no ho veuen fins que el client pregunta per què li ha pujat l’ISD.
• Word del quadern particional.On quadren números d’un altre Excel. Terminis de l’apartat de partició. Signatures. Referències creuades manuals. Si l’Excel va canviar i el Word no, el client rep un document inconsistent.
• Carpeta de PDF.El testament escanejat, la nota simple de l’immoble, l’extracte bancari. Ordenats cronològicament si tenen sort. Sense metadades que diguin quina és la versió final i quina era revisió.
• Fils de correu.Hereus que envien documents sense un assumpte consistent. Canvis de decisió que arriben com un “si us plau, posa-ho així”. El client pregunta què va passar amb la seva demanda de declaració d’hereus. Navegues els últims tres mesos de safata per trobar on va respondre l’advocat.
• WhatsApp de l’hereu.Un hereu que no vol esperar el correu formal. “Confirmem el valor de la casa o no?”. La confirmació queda al telèfon del professional. Si aquesta persona marxa de l’empresa o perd el mòbil, la decisió desapareix.

Cadascun d’aquests llocs és una versió potencial de la veritat. Quan són quatre o cinc expedients oberts, gestionar quina versió és l’actual es converteix en feina de coordinació pura.

El cost invisible: reenviaments, versions i buits d’error

No es factura, però consumeix temps:

• Reenviaments de documents.“Em reenvieu el certificat de defunció? No el trobo”. El professional el busca, el localitza a la carpeta de l’expedient de 2022 (vuit mesos enrere), el reenvia. Mateix document, quarta vegada en tres mesos.
• Versions que no són versions.El client pregunta si està inclosa la reducció d’habitatge habitual en la liquidació de l’ISD. El professional va a l’Excel, calcula, envia un número. L’endemà, rectificació fiscal: l’habitatge no és habitual, és segona residència. El número que es va enviar ahir ja no val. Algú ha de recalcular i avisar. Si no avisa a temps, el client presenta el 650 amb la xifra equivocada.
• Plantilles contaminades.Fas servir la plantilla del quadern particional de l’expedient anterior. Copies, canvies dades. Al cap de dos mesos, el client pregunta per un paràgraf estrany de l’apartat de deutes que no recorda haver autoritzat. Era de l’herència de la seva mare, fa dos anys. Ningú no va notar que la plantilla portava dades del client anterior.
• Alertes que no existeixen.El termini voluntari de presentació de l’ISD és de 6 mesos des de la defunció (l’Administració, per la seva banda, disposa d’un termini de resolució de dotze mesos, ampliable en supòsits d’especial complexitat —art. 682-7 del Decret Legislatiu 1/2024, que refon la gestió tributària catalana). Algú ho sap a l’agenda personal. Algú ho anota a l’Excel. Ningú no ho valida per a tots els expedients oberts contra el calendari. Venç un termini per un expedient que “feia temps que era obert” però que no era a la llista de pendents.
• Traçabilitat de decisió zero.El client pregunta: “Per què no vau incloure la donació prenupcial en el cabal successori?”. Buscar per què es va prendre aquesta decisió requereix navegar correus de fa quatre mesos amb el gestor que ja no hi és, o una nota a l’Excel amb la justificació que ningú no va escriure.

Això no és negligència. És arquitectura d’informació trencada. Quan les dades estan disperses, la coordinació reemplaça el sistema.

Què ha de tenir un sistema de gestió de l’expedient successori

Si deleguessis la gestió d’herències a una aplicació de notes o una carpeta al núvol, continuaries tenint els mateixos problemes. El programari no és el que defineix si el procés escala. L’estructura sí.

Un sistema de gestió de l’expedient successori ha de tenir:

• Font única de veritat.Un registre central on viu tota la informació de l’expedient: dades del causant, hereus, actius, passius. Quan canvies una dada allà, el canvi es reflecteix en tots els documents derivats. No hi ha diverses versions de quin és el cabal net.
• Control documental per expedient.No una carpeta genèrica a Dropbox. Cada document lligat a l’expedient, amb metadades de versió, data de lliurament i qui el va carregar. El certificat de defunció es carrega una sola vegada. Quan cal en un altre context, es referencia des del mateix lloc.
• Alertes de terminis.El termini de 6 mesos de l’ISD, la data de l’escriptura notarial, la del dipòsit en garantia si n’hi ha. El sistema avisa amb antelació, sense que algú hagi de revisar un calendari. Per a cada expedient, el pas següent és evident.
• Traçabilitat de càlcul.No un resultat a l’Excel sense mostrar el raonament. Cada xifra ha de tenir una justificació: la norma aplicada, la dada d’origen, la lògica fiscal. Si un assessor fiscal audita l’expedient, o Hisenda el revisa, el professional pot mostrar el raonament pas a pas.
• Portal perquè el client vegi l’estat.No informes per correu cada dues setmanes. Un accés on el client entra, veu l’estat del seu expedient, descarrega documents, veu quines decisions s’han pres i per què. No és un correu que es perd. És una font de veritat del client. Això redueix correu i trucades de seguiment.

Com es veu aquest flux a la pràctica

La Marta és advocada en un despatx de Girona. Gestiona uns 50 expedients d’herències l’any. Fins fa poc, aquest era el seu flux de treball típic:

Abans: el flux dispers

Dilluns.Entra un expedient nou. Client: hereu del seu pare. La Marta obre l’Excel, copia la plantilla de l’expedient anterior, canvia el nom, comença a introduir dades: domicili del difunt, data de defunció, valor dels béns llistats a la nota simple, extracte bancari. Mentrestant, obre el Word, crea el quadern particional. Copia la plantilla, canvia números. A la tarda, el client truca. Hi ha un bé més que no apareix a la nota simple. La Marta obre l’Excel, afegeix la fila, torna a calcular. Actualitza el Word manualment.

Dimecres.El gestor li pregunta si aquest expedient és per a liquidació de l’ISD. La Marta va a l’Excel, veu el cabal, obre un altre Excel paral·lel de càlcul fiscal, repassa la normativa catalana de l’impost (Llei 19/2010). Detecta que una hereva té més de 75 anys i té dret a una reducció addicional. Va al Word, afegeix una nota al peu. A l’Excel de fiscal, els números pugen. Ja ho ha reflectit al quadern? No. Va al Word, actualitza.

Divendres.El client pregunta “quant em costarà això?”. La Marta envia el quadern particional per correu. El client pregunta per què la quantitat final ha canviat respecte a l’estimació de fa tres dies. La Marta no recorda quina era l’estimació de fa tres dies. Busca a l’historial del Word. Troba una versió anterior: “Quadern_Particional_v1.docx”. L’obre. Són números diferents. Aquella era abans de la reducció per edat. Li envia al client la versió nova. Client: “És segur aquest número?”.

Això són els primers cinc dies d’un expedient estàndard, repetit 50 vegades l’any.

Ara: amb un sistema de gestió de l’expedient

Dilluns.Entra l’expedient. La Marta crea un expedient nou a la plataforma. Carrega el testament (la plataforma el llegeix automàticament, extreu dades estructurades), la nota simple (extreu béns), el certificat de defunció. Les dades del difunt, hereus i béns apareixen ja prefigurades. La Marta valida i corregeix si cal. Una sola font de dades. Al panell del client, apareix automàticament que l’expedient és en fase d’inventari, i es veu l’estat del cabal.

Dimecres.El gestor requereix dades per a l’ISD. La Marta obre el mòdul de càlcul fiscal. La plataforma ja té totes les dades de l’expedient (cabal, hereus, relació de parentiu). El domicili del causant és a Girona: el sistema aplica la normativa catalana (Llei 19/2010). Valida automàticament que l’hereva té més de 75 anys (dades de l’expedient) i aplica la reducció. El càlcul es genera. La Marta el verifica una vegada. Està lligat a les dades d’origen. Si alguna cosa canvia, recalcular és un botó.

Divendres.El client pregunta què li costarà. La Marta genera el quadern particional des de la plataforma. Tots els números vénen del mateix lloc. El client rep el document amb l’estat més recent. Si hi havia una versió anterior, la plataforma mostra l’historial de canvis (quines dades es van modificar, quan i per qui). No hi ha ambigüitat sobre quina és la versió actual.

Final de l’expedient.La plataforma calcula automàticament que el termini de presentació de l’ISD és de 6 mesos. La Marta té una alerta al panell. Quan falten 15 dies, la plataforma l’avisa. El Model 650 es genera directament des dels càlculs de l’expedient. La Marta el revisa (el seu criteri jurídic continua sent el que decideix), el signa amb els hereus, el presenta.

Què no canvia:el criteri jurídic i la relació amb el client continuen sent del professional. La plataforma no decideix res. Estructura, valida, coordina i documenta. L’advocat continua sent qui pren les decisions sobre partició, sobre si incloure o excloure un bé, sobre si aplicar una reducció específica. El que canvia és que aquestes decisions no es perden en tres llocs diferents.

El futur: deixa de reenviar el mateix certificat

Quan el procés successori té font única i control documental, passa una cosa evident: la feina administrativa desapareix. No desapareix el dret, desapareix la coordinació trencada.

El certificat de defunció no es reenvia quatre vegades perquè es carrega una sola vegada i es referencia on cal. El client no pregunta deu vegades quin és l’estat perquè el veu en un portal. La plantilla no es contamina amb dades d’expedients anteriors perquè cada expedient està encapsulat. El termini no venç perquè el sistema el controla. La versió final del quadern és evident perquè és derivada de dades úniques.

Aquesta és la feina que guanya un despatx que fa servir un sistema de gestió d’expedients. No treballa més ràpid sense més. Treballa més ràpid perquè ja no perd temps en allò que el sistema pot fer per ell.

Aquest article descriu un flux de treball de referència; cada despatx ha d’adaptar el procés al seu volum d’expedients, als sistemes ja implantats i als terminis i normativa aplicables a cada territori.